Rutiinit kunniaan

Sanalla ’rutiini’ on usein negatiivinen taustakaiku. Rutiinit yhdistetään usein käsitteenä urautumiseen ja sitä myötä paikallaan polkemiseen. Voimakkaassa innovaatiohuumassa rutiinien luominen sekä kehittäminen tuppavat jäämään taka-alalle. On tärkeää muistaa, että operatiivisen johtamisen eli yrityksen toimeenpanoprosessin tärkein tehtävä on kuitenkin tehokkaiden rutiinien luominen yrityksen eri toimintojen toteutukseen.

Tavoitteiden pilkkominen rutiineiksi

Yksi erinomaisen yrityksen tunnuspiirteistä on se, että jokaisella yrityksessä työskentelevällä henkilöllä on kristallinkirkas kuva omasta roolistaan, tavoitteistaan sekä tehtävistään. Jokainen yrityksessä työskentelevistä henkilöistä on myös sisäistänyt sekä yrityksen ’ison kuvan’ että oman roolinsa siinä.

Mitä paremmin kaikki yrityksessä työskentelevät henkilöt ovat selvillä niin strategiaan, budjettiin kuin tavoitteisiinkin liittyvistä kokonaisuuksista, sen sitoutuneempaa toimintaa heiltä voidaan odottaa. Kestävän menestyksen kannalta on kuitenkin tärkeintä, että yrityksen jokaisen työtehtävän sisällä on selkeät ja mittaroitavat rutiinit, joita tehtäväalueen vastuuhenkilöt toteuttavat intohimoisesti.

Yrityksen strategia toimeenpannaan aina kyseisen mallin mukaisesti. Budjetointiprosessi konkretisoi strategian ja rutiinien muodostaminen konkretisoi yksilötasolle pilkotut tavoitteet.
Yrityksen strategia toimeenpannaan aina kyseisen mallin mukaisesti. Budjetointiprosessi konkretisoi strategian ja rutiinien muodostaminen konkretisoi yksilötasolle pilkotut tavoitteet sekä koko toimintasuunnitelman.

Taitava yritysjohto osaa muodostaa kompleksisiin ongelmiin yksinkertaisia strategioita ja ratkaisumalleja. On kuitenkin selvää, ettei pelkkien mallien tarjoaminen riitä varmistamaan kestävää tehokkuutta. Laadukkaasti luodut rutiinit sen sijaan varmistavat, että johdon tahtotila toteutuu suorittavan portaan toiminnassa parhaalla mahdollisella tavalla.

Rutiinien dokumentointi ja kehittäminen

Vastuualueiden pilkkominen rutiineiksi sekä niiden dokumentointi mahdollistaa paitsi rutiinien tehokkaan toteuttamisen myös niiden jatkuvan kehittämisen. On selvää, että ennemmin tai myöhemmin parhaissakin yrityksissä vastuuhenkilöt vaihtuvat ja tällöin laadukkaasti dokumentoidut rutiinit mahdollistavat uusien henkilöiden tehokkaan perehdyttämisen.

Rutiinien dokumentointi on oltava lähtökohtaisesti ylimmän johdon koordinoima sekä ohjaama prosessi. Itseasiassa rutiinien dokumentointi on aivan yhtä tärkeää kuin laadukkaan strategian ja budjettien laatiminen sekä huolellinen tavoitteiden pilkkominen. Esimiesten ja yksiköiden vetäjien vastuulla on dokumentaation toteutus valituin keinoin sekä niiden kehittämisen ohjaaminen.

Työntekijöiden rooli rutiinien synnyttämisessä

Työntekijöiltä on tärkeää velvoittaa ’kriittistä otetta’ päivittäisten rutiiniensa suorittamiseen. Tämä ei suinkaan tarkoita jatkuvaa olosuhteiden ja työtehtävien kritisointia. Kriittisellä otteella tarkoitetaan sitä, että työntekijät ymmärtävät jatkuvan tehokkuuden ja ’leanien’ prosessien vaatimuksen. Näin työtehtäviinsä suhtautuvilta henkilöiltä on mahdollista odottaa jatkuvasti tuottavia oivalluksia ja innovaatioita työtehtävien tehokkaampaan hoitamiseen. On tärkeää, että yrityksessä on selkeä malli myös näiden työntekijöiltä kumpuavien oivallusten jalkauttamiseen.

Työntekijöiden mukana olo tavoitteiden määrittelyssä sekä rutiinien luomisessa ja kehittämisessä on tärkeää lukemattomista syistä mutta keskeisin näistä lienee omistajuuden synnyttäminen. Kun henkilöllä on mahdollisuus vaikuttaa tavoitteisiinsa sekä kehittää tehtäväkenttäänsä, ruokitaan voimakkaasti hänen sisäsyntyistä motivaatiotaan vastuualueensa hoitamiseen – ja motivoitunut henkilöstö on yrityksen ylivoimaisesti tärkein voimavara. Johtamisguru Jim Collinsin sanoin:

Trying to motivate people is a waste of time.

Tapani Määttä, LinkedIn

+35850 302 0753

tapani.maatta@nha.fi

www.nha.fi

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s